Jour-Fixe Protokoll Bau: Vorlage und Best Practices

Was ist ein Jour-Fixe auf der Baustelle?

Das Jour-Fixe (oder die Bausitzung) ist das wöchentliche Koordinationstreffen auf der Baustelle. Hier treffen sich Bauleitung, Architektur, Planer und Unternehmer, um den aktuellen Stand zu besprechen, Probleme zu klären und Entscheidungen zu treffen.

Das Protokoll dieser Sitzung ist das wichtigste Dokument der laufenden Bauphase. Es hält fest, was besprochen, beschlossen und vereinbart wurde. Ohne Protokoll war das Meeting umsonst.

Was ein gutes Jour-Fixe Protokoll enthält

Kopf

• -Projekt, Adresse, Bauherrschaft
• -Datum und Uhrzeit der Sitzung
• -Sitzungsnummer (fortlaufend)
• -Teilnehmerliste mit Funktion und Firma
• -Verteiler

Hauptteil — die Traktanden

Jedes Traktandum sollte folgende Struktur haben:

1. Thema: Klare Bezeichnung
2. Diskussion: Was wurde besprochen?
3. Beschluss: Was wurde entschieden?
4. Verantwortlich: Wer macht was?
5. Termin: Bis wann?
6. Status: Offen / In Arbeit / Erledigt

Pendenzenliste

Offene Punkte aus früheren Sitzungen, die noch nicht erledigt sind. Diese Liste wächst und schrumpft — das ist normal. Wichtig: Nichts streichen, nur den Status aktualisieren.

Nächster Termin

Datum und Uhrzeit der nächsten Sitzung.

7 Tipps für effiziente Bausitzungen

1. Vorbereitung ist alles

Versende die Traktandenliste 2 Tage vor der Sitzung. So können sich alle vorbereiten und die Sitzung wird kürzer.

2. Zeitrahmen setzen

Maximal 60-90 Minuten. Wenn eine Sitzung länger dauert, sind zu viele Themen auf der Agenda oder die Moderation ist zu locker.

3. Pendenzen zuerst

Starte mit den offenen Punkten aus der letzten Sitzung. Das schafft Verbindlichkeit und zeigt, dass Beschlüsse auch umgesetzt werden.

4. Entscheidungen festhalten

Nicht nur "wurde diskutiert", sondern "wurde beschlossen". Jeder Beschluss braucht einen Verantwortlichen und einen Termin.

5. Fotos einbinden

Wenn bei der Sitzung Mängel oder Fortschritte besprochen werden, gehören die zugehörigen Baustellenfotos ins Protokoll.

6. Protokoll am selben Tag versenden

Je schneller das Protokoll rausgeht, desto weniger Diskussionen gibt es über den Inhalt. Ideal: Innerhalb von 24 Stunden.

7. Protokoll digital erstellen

Handschriftliche Protokolle gehören der Vergangenheit an. Nutze eine Bauprotokoll App oder — noch besser — lass die KI das Protokoll erstellen.

Jour-Fixe Protokoll mit bauKI

bauKI bietet ein spezielles Jour-Fixe Format:

1. Während der Sitzung: Starte die Aufnahme auf Deinem Handy und lass bauKI die Sitzung protokollieren
2. KI-Extraktion: bauKI erkennt Traktanden, Beschlüsse und Pendenzen aus dem Gespräch
3. Struktur: Das Protokoll wird automatisch in die richtige Jour-Fixe-Struktur gebracht
4. PDF: Professionelles Protokoll mit Logo, Teilnehmerliste und Pendenzenliste
5. Versand: Direkt aus der App an alle Teilnehmer

"Früher sass ich nach jeder Bausitzung noch 2 Stunden am Protokoll. Mit bauKI drücke ich auf einen Knopf."

Jour-Fixe vs. andere Bauprotokolle

| Protokolltyp | Zweck | Häufigkeit |

|---|---|---|

| Jour-Fixe | Wöchentliche Koordination | 1x pro Woche |

| Begehungsprotokoll | Mängel-Rundgang | Nach Bedarf |

| Tagesrapport | Tägliche Dokumentation | Täglich |

| Abnahmeprotokoll | Werkabnahme | Bei Fertigstellung |

Rechtliche Bedeutung

Das Jour-Fixe Protokoll hat Beweiskraft. Wenn ein Unternehmer eine Frist zugesagt hat und das im Protokoll steht, kann er sich später schlecht davon distanzieren.

Deshalb ist es wichtig, das Protokoll zeitnah zu versenden und eine Empfangsbestätigung zu haben. Bei bauKI geschieht das automatisch: Der Versand wird dokumentiert, der Empfang bestätigt.

Mehr zur Baudokumentation Pflicht in der Schweiz.

Häufig gestellte Fragen

Muss jeder Teilnehmer das Protokoll unterschreiben?

Nicht zwingend, aber empfehlenswert. Alternativ: Das Protokoll wird versendet mit dem Hinweis "Wer innert 5 Arbeitstagen keinen Einwand erhebt, akzeptiert den Inhalt."

Wie detailliert muss das Protokoll sein?

So detailliert wie nötig, so kurz wie möglich. Beschlüsse und Verantwortlichkeiten müssen klar sein. Diskussionsverläufe können zusammengefasst werden.

Kann ich das Jour-Fixe auch digital durchführen?

Ja, viele Bausitzungen finden hybrid statt (vor Ort + remote). bauKI kann auch Remote-Sitzungen protokollieren — solange die Aufnahmequalität stimmt.